Antes de confirmar una compra internacional, comprador y proveedor deben acordar mucho más que el producto y el precio. Esta nota es para importadores y exportadores que quieren saber qué información conviene dejar definida por escrito antes de cerrar la operación, para evitar sorpresas cuando la mercancía ya está lista para moverse.
Acordar producto y precio no es suficiente en una compra internacional
En una operación nacional, muchos detalles se resuelven sobre la marcha. En una compra internacional intervienen más actores, más documentos y más etapas, y cada dato que no se definió al inicio se convierte en una pregunta que alguien tendrá que responder después, normalmente con prisa.
Por eso, la confirmación de la compra es el mejor momento para ordenar la información. Lo que queda claro en este punto reduce la necesidad de corregir, reprogramar o renegociar durante el embarque.
Qué debe quedar definido sobre la mercancía
Esta información es la base para cotizar el transporte, reservar espacio y coordinar la recolección. Si alguno de estos datos cambia después, también cambian los costos y los tiempos.
Cantidad y características
Confirme la cantidad exacta y las características de la mercancía: descripción, presentación y cualquier condición especial de manejo. Una descripción imprecisa puede generar diferencias entre lo que se cotizó, lo que se declara y lo que realmente se embarca.
Empaque, peso y dimensiones
Defina el tipo de empaque, el peso y las dimensiones de la carga. Estos datos determinan el tipo de unidad que se necesita y la forma en que se acomodará la mercancía. Un peso o unas medidas distintas a las informadas pueden obligar a cambiar de unidad o a pagar cargos que no estaban previstos.
Fecha de disponibilidad y lugar exacto de recolección o entrega
Acuerde la fecha en que la mercancía estará lista, no la fecha en que "se espera" que lo esté. Junto con ella, precise el lugar exacto de recolección o entrega: dirección completa, horarios de atención, contacto en sitio y requisitos de acceso. Si la unidad llega y la mercancía no está lista, o el punto de entrega no es el correcto, la recolección se retrasa y el costo lo absorbe alguna de las partes.
Responsabilidades: lo que define el Incoterm acordado
Una vez definida la mercancía, el siguiente paso es dejar claro quién hace qué. Para eso sirve el Incoterm que se acuerde en la compra. La Cámara de Comercio Internacional (ICC) es la institución que publica estas reglas y presenta Incoterms 2020 como su versión más reciente.
Si desea revisar qué es cada regla y cómo se agrupan, la guía práctica de Incoterms lo explica con detalle. Aquí interesa otra pregunta: qué debe confirmar antes de aceptar el Incoterm que le propone la otra parte.
- Quién contrata el transporte. Debe quedar claro quién elige y paga al proveedor de transporte, y desde qué punto.
- Quién cubre cada gasto. Revise a nombre de quién quedan los gastos en origen, en destino y los de trámites, para que no existan cargos que ninguna de las partes consideró.
- Quién se encarga del seguro. Si nadie contrata el seguro de carga, la mercancía puede viajar sin cobertura aunque ambas partes asumieran que otro la había contratado.
- En qué punto se transfiere el riesgo. Es el momento a partir del cual la pérdida o el daño de la mercancía es responsabilidad del comprador. Debe ubicarse en un lugar concreto, no en una descripción general.
Elegir el Incoterm por costumbre o porque "así se ha hecho siempre" es una de las formas más comunes de heredar responsabilidades que no se querían asumir. Verifique que el término elegido corresponda a lo que ambas partes entienden que se acordó.
Documentos y trámites de exportación e importación
La mercancía puede estar lista y bien empacada y aun así no salir, si falta un documento. Antes de confirmar la compra, acuerde por escrito qué documentos entregará el proveedor, en qué formato y en qué fecha. La documentación esencial para el transporte de carga ayuda a armar esa lista.
También defina quién coordinará cada trámite:
- Los trámites de exportación en el país de origen.
- Los trámites de importación en el país de destino.
- La coordinación con el despacho aduanal.
En México, la autoridad que administra las operaciones aduaneras es la Agencia Nacional de Aduanas de México (ANAM). Conocer las funciones del agente aduanal en México permite saber qué parte del trámite le corresponde a quién y cuándo debe tener lista su información.
Un error frecuente es suponer que el proveedor se encargará de los trámites de importación, o que el comprador sabrá cómo se gestiona la exportación. Ninguna de las dos cosas debe darse por hecha.
Qué puede pasar cuando la compra queda mal definida
Cuando estos puntos no se acuerdan desde el inicio, las consecuencias suelen aparecer en el momento menos conveniente:
- Diferencias en costos. Un peso, un volumen o un gasto que nadie consideró modifica el costo total de la operación.
- Retrasos en la recolección. La mercancía no está lista, la dirección no es la correcta o falta un contacto en sitio, y la unidad no puede cargar.
- Problemas documentales. Faltan documentos, llegan fuera de tiempo o no coinciden entre sí, y la carga queda detenida.
- Responsabilidades que ninguna de las partes tenía contempladas. Cuando algo sale mal, surge la pregunta de quién debía encargarse, y la respuesta no está escrita en ningún lado.
Ninguno de estos problemas es inevitable. Casi todos se originan en información que pudo definirse antes de confirmar la compra.
Acompañamiento de punta a punta antes y después de confirmar
Definir estos puntos no requiere resolverlos solo. Un freight forwarder puede revisar con usted las condiciones de la operación antes de que se confirme, identificar datos que faltan y coordinar a los proveedores que intervienen en cada etapa, desde la recolección hasta la entrega.
En Compass Solutions, la propuesta de acompañar una operación de punta a punta incluye esa revisión previa: ayudar a que la información de la compra esté completa y alineada entre comprador, proveedor y los demás participantes, y mantener esa coordinación hasta que la mercancía llega a su destino.
Una compra internacional bien definida no elimina todos los imprevistos, pero sí reduce los que se pueden evitar. Y casi siempre se evitan al inicio, antes de confirmar.
